Nói “Có” với người – Nói “Không” với việc

Thuật ngữ “thương lượng” đột nhiên làm ta nghĩ đến những tình huống căng thẳng, khi con người ta nếu làm không tốt sẽ phải nhận kết cục cay đắng.

The word “negotiation” conjures up images of high-pressure situations, where people have a lot to lose if they get things wrong.

Trong thực tế, mỗi ngày có thể bạn sẽ phải thương lượng ít nhiều cũng một vài lần. Có thể là những việc ở nhà hoặc ở chỗ làm, từ việc tối nay ăn gì đến việc quyết định những điều khoản thăng tiến công việc.

In fact, you probably negotiate several times each day. You do it at home and at work for all sorts of things, from deciding what to make for dinner, to settling on terms for a job promotion.

Vì lẽ đó, bạn vốn đã là một nhà thương thuyết rồi, dù cho bạn có không nghĩ như vậy! Nhưng bạn thương lượng giỏi đến mức nào? Bạn có biết làm cách nào để nhận ra các tình huống có thể thương lượng được? Và bạn có hiểu được những thành tố của một vụ thương lượng hiệu quả?

Because of this, you are a negotiator, even if you don’t think of yourself as one! But how well do you negotiate? Do you know how to recognize situations where negotiating is appropriate? And do you understand the elements of an effective negotiation?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về những thành tố cơ bản giúp thương lượng thành công, để bạn vừa có thể đáp ứng những nhu cầu của bản thân vừa không gây xung đột khi bạn buộc phải nói “không” với ai đó.

In this article, we’ll discuss some of the fundamentals of negotiating successfully, so that you can meet your needs without causing conflict when you do have to say “no.”

Những nội dung cơ bản về Thương lượng. Negotiating Basics

Thương lượng đơn giản là hành động hướng đến một thỏa thuận để thực hiện một điều gì đó. Nó là quá trình giao tiếp qua lại, và cuối cùng là tất cả các bên đều thống nhất với một giải pháp nào đó.

Negotiation is simply the act of reaching an agreement as to how you’ll move forward. It’s the process of communicating back and forth, and finally having all parties agree to a solution.

Có nhiều cách để đạt được thỏa thuận. Một số người coi thương lượng là một trò chơi mà họ buộc phải giành chiến thắng. Họ áp dụng những chiến thuật thương lượng “cứng rắn”, và điều này thường khiến cho một bên rất hài lòng và bên kia buộc phải chấp thuận vì không còn lựa chọn nào khác. Vấn đề với phương pháp này là mối quan hệ đôi bên sẽ thường bị hủy hoại vĩnh viễn. Người đòi hỏi sẽ có thể có được thứ họ muốn nhưng người kia có thể cảm thấy mình bị lợi dụng và, có lẽ, sẽ cảm thấy tức giận và bực bội. Nếu đối phương không thực sự muốn nói “Có”, thì họ sẽ khó mà hoàn thành công việc nhanh chóng hoặc hoàn thành với thái độ tích cực.

There are many ways to arrive at this agreement. Some people view negotiation as a game they have to win. They use “hard” negotiation tactics, and this often leaves one party very satisfied and the other side with no choice but to agree. The problem with this approach is that the relationship between the two parties is often permanently damaged. The person asking for something may receive it, but the second person probably feels taken advantage of and, perhaps, angry and resentful. If it wasn’t really a willing “yes,” the second person is unlikely to complete the work quickly, or with a positive attitude.

Phương pháp ngược lại với phương pháp trên là nhún nhường. Đây là cách mà một bên chịu nhường, bỏ qua địa vị và mục tiêu ban đầu của mình, đơn giản là đồng ý với cái người kia muốn. Chiến thuật “mềm mỏng” này thường là để gìn giữ mối quan hệ bạn bè. Tuy nhiên, kết quả cuối cũng là người này không có được cái mình cần và cũng mất luôn sự kiểm soát với đối phương.

The opposite approach is to accommodate. This is when one party yields his or her position and original goal, simply agreeing to what the other person wants. This “soft” tactic is often the result of wanting to keep relationships friendly. The end result, however, is that this person doesn’t get what’s needed, and he loses control to the other person.

Thương lượng làm sao để đưa đến kết quả làm thỏa mãn cả hai bên là con đường tốt nhất. Đôi khi người ta gọi đó là thương lượng mang tính hợp tác, bình đẳng hoặc có nguyên tắc. Các kỹ thuật này được áp dụng để giúp người đi thương lượng tìm ra một giải pháp thể hiện mức độ quan tâm cao cho nhu cầu của cả hai bên. Kết quả thường là một giải pháp đôi bên cùng có lợi (win-win): thay vì chỉ một bên chịu nhún nhường vị trí của mình, thì trọng tâm ở đây là tìm ra một vị trí mới nơi mọi người đều cảm thấy hạnh phúc và thỏa mãn.

Negotiations that aim for mutually satisfying outcomes are often best. These are sometimes called collaborative, integrative, or principled negotiations. The techniques used to conduct these help negotiators find a solution that shows high concern for the needs of both sides. The result is a win-win   solution: rather than one side giving up a “position,” the focus is on finding a new position where everyone is happy and is satisfied.

Trong cuốn “Getting to Yes”, dựa trên kết quả một Dự án về Nghệ Thuật Thương Thuyết của Harvard, các tác giả Roger Fisher và William Ury đã tóm tắt bốn thông số thể hiện chiến lượng thương lượng có nguyên tắc:

In the book “Getting to Yes,” based on the work of the Harvard Negotiation Project, authors Roger Fisher and William Ury outline four parameters for principled negotiation:

– Tách Người ra khỏi Vấn đề. Separate the people from the problem.

– Tập trung vào các mối lợi ích, không phải vị thế. Focus on interests, not positions.

– Thiết lập nhiều khả năng chọn lựa đa dạng trước khi đưa ra quyết định. Generate a variety of possibilities before making a decision.

– Xác định các tiêu chuẩn khách quan, coi đó là tiêu chí để đưa ra quyết định. Define objective standards as the criteria for making the decision.

Nếu bạn sử dụng những yếu tố này làm nền tảng cho cuộc thương lượng, bạn có thể sẽ tìm được những cách giải quyết sáng tạo cho vấn đề đang cần giải quyết.

If you use these elements as the basis of your negotiation, you’ll be more able to find creative solutions to the problems you’re trying to solve.

Kiên định và Thương lượng. Assertiveness and Negotiation

Để sử dụng được những nguyên tắc trong chiến thuật thương lượng này thì bạn phải kiên định. Hãy quên đi ý tưởng cho rằng thương lượng là phải nhượng bộ. Thay vào đó, chiến thuật này cho phép bạn kiên quyết lấy được cái bạn cần.

To use the principles of principled negotiation, you must be assertive. Forget the idea that negotiation means giving something up. Instead, this new process frees you to get what you need.

Vậy nên, khi sếp yêu cầu bạn tham gia một hội đồng nào đó, và bạn thực sự không có thời gian thì bạn không cần phải nói “Có” hay “không”. Thay vào đó, hãy coi đây là một cơ hội để bạn thương lượng.

So, when your boss asks you to be on another committee, and you don’t really have the time, you don’t have to say “yes” or “no.” Instead, approach the situation as an opportunity to negotiate.

Liệu cái hội đồng mới này có mang đến cơ hội phát triển sự nghiệp phù hợp với mục tiêu dài hạn của bạn? Nếu có, có lẽ bạn sẽ phải hy sinh, đánh đổi những công việc hay nhiệm vụ khác, hoặc có thể bạn sẽ thương lượng với sếp để tuyển thêm một trợ lý để giảm tải công việc. Đây có thể cũng là lúc bạn tái thương lượng về mô tả công việc của mình và cân nhắc lại vai trò và trách nhiệm của bạn trong tổ chức!

Does the new committee offer career development opportunities that fit with your long-term objectives? If yes, perhaps you can give up another assignment in exchange, or maybe you can negotiate hiring an assistant so that you can reduce your workload. This might even be the time to renegotiate your job description and redefine your roles and responsibilities within the organization!

Gợi ý: Tip:

Dù tình huống ở đây là gì, nếu bạn coi thương lượng là một cuộc hợp tác, bạn nói “có” với đối phương bằng cách coi trọng nhu cầu của họ – song song với đó, bạn cũng cho bản thân một cơ hội để nói “không”với bản thân công việc ấy.

Whatever the situation, if you view negotiation as a collaboration, you say “yes” to the other person by respecting his or her needs – at the same time that you give yourself the opportunity to say “no” to the task itself.

Khi nào nên nói “Không” với công việc. When to Say “No” to the Task

Không phải mọi lời yêu cầu đều nên được thương lượng. Đôi khi sếp của bạn yêu cầu bạn làm điều gì đó, bạn cần phải nói “Không”.

Not all requests should be negotiated. Sometimes when your boss asks you to do something, you need to say “no.”

Đây là một số câu hỏi then chốt phải cân nhắc trả lời trước khi nói “không” trước một công việc: Here are some key questions to ask before saying “no” to a task:

– Bạn có thời gian cho nó không? Do I have time to do it?

– Mức độ khẩn cấp/quan trọng của công việc? Yêu cầu này nằm ở đâu trong Nguyên lý Eisehower về mức độ khẩn cấp/Quan trọng? How urgent and/or important is it? Where in Eisenhower’s Urgent/Important Principle   does this request fit?

­- Mình có phải người phù hợp để làm công việc này? Am I the right person for the task?

– Có ai đó phù hợp hơn không? Is someone else best suited to the job?

– Yêu cầu này có phù hợp với những mục tiêu và mục đích của mình không? Does this request fit with my goals and objectives?

Nếu bạn trả lời “không”cho bất kỳ câu nào ở trên thì tốt hơn hết bạn nên nói “không”.

If your answer to any of these questions is “no,” then you may be best off saying “no.”

Mặt khác, sẽ là thiếu chuyên nghiệp khi nói “không” với một công việc chỉ bởi bạn không muốn làm, bạn không hiểu cách làm, sợ tốn thời gian hoặc nhìn thấy vấn đề quá rối rắm và phức tạp.

On the other hand, it’s usually unprofessional to say “no” to a task just because you don’t want to do it, you don’t understand how to do it, it will take a long time, or it’s messy and complex.

Làm sao để nói “Có” với Người nhưng “Không” với Công việc. How to Say “Yes” to the Person but “No” to the Task

Nếu bạn muốn trả lời “không” với công việc, thì hãy đồng thời tìm cách nói “có” với người đặt ra yêu cầu cho bạn. Để làm được điều này, hãy đảm bảo rằng bạn giải thích cách bào chữa của mình, để họ hiểu rõ ràng rằng bạn chỉ đang từ chối công việc này thôi – và có thể chỉ lúc này thôi. Nếu đối phương hiểu vì sao bạn nói “không”, họ sẽ ít có ấn tượng rằng bạn đơn giản là chẳng được tích sự gì. Tuy nhiên, việc nói “không” của bạn cũng phải kiên định và chắc chắn.

If your answer to the task request is “no,” then figure out how to say “yes” to the person at the same time. To do this, make sure that you explain your justification, so that it’s clear that you’re only saying “no” to this particular task – and possibly only on this occasion. If the other person understands why you’ve said “no”, they are less likely to be left with the impression that you’re simply being unhelpful. However, you may also have to be firm about how you say “no.”

Như đã nói, phương thức nói “có” với người và “không” với việc cũng là thương thuyết những cách dàn xếp khác để đáp ứng yêu cầu theo một cách tốt hơn.

As we’ve discussed, saying “yes to the person and no to the task” may also mean negotiating different arrangements to accommodate the request in a different way.

Để nói “có” với người, đầu tiên cần trả lời 3 câu hỏi chính: To say “yes” to the person, first answer three main questions:

Người này thực sự cần gì? What does this person really need?

– Tìm ra tính linh hoạt. Find areas of flexibility.

– Xác định các ưu tiên. Determine priorities.

Có cách nào khác để đáp ứng nhu cầu của đối phương không? How else can this person’s need be met?

– Tìm những hướng làm hay tham khảo những ý kiến khác để giải quyết vấn đề. Find a different frame of reference or approach to the problem.

– Tìm kiếm những lựa chọn thay thế khác về nguồn lực và thời gian. Look for time and resource alternatives.

Tôi có thể làm thế nào để hỗ trợ người này đạt được nhu cầu của họ? How can I support this person to have the need met?

– Xác định mục tiêu lớn hơn. Define the larger goal.

– Tìm kiếm những lợi ích và nhu cầu chung. Look for common interests and needs.

Quá trình này cần phải có sự tin tưởng cao và khả năng giao tiếp tốt. Mặc dù không có gì bảo đảm rằng sự tin tưởng sẽ đưa đến một giải pháp tốt, nhưng thiếu tin tưởng hầu như lúc nào cũng gây hại cho mối quan hệ. Người không tin người khác có xu hướng phòng thủ, và điều này thường khiến con người ta tìm kiếm những “cách làm bí mật” hoặc che giấu thông tin.

High levels of trust and good communication are essential to this process. Although there’s no guarantee that trust will lead to a good solution, mistrust will almost certainly harm collaboration. People who don’t trust each other tend to be defensive, and this often leads people to look for “hidden agendas” or withhold information.

Khi con người ta tin tưởng nhau, họ sẽ có thể trao đổi chính xác những nhu cầu của bản thân. Khi họ chia sẻ thông tin về cái họ muốn, cái họ cần và lý do tại sao họ cần thì mọi người sẽ phối hợp với nhau để tìm ra một giải pháp chung. Và khi bạn làm việc trong môt môi trường tôn trọng và tin tưởng, bạn sẽ dễ dàng đạt được thỏa thuận hơn rất nhiều mà không phải thỏa hiệp nhu cầu của bản thân.

When people trust each other, they’re more likely to communicate their needs accurately. When they share information about what they want, what they need, and why they need it, this can lead people to cooperate to look for a joint solution. And when you work in an environment of respect and trust, it’s much easier to reach an agreement without compromising your needs in the process.

Ví dụ. Examples

Nói “Có” với người nhưng nói “không” với công việc nhìn chung là một cuộc đối thoại, chứ không phải chỉ là một phản hồi một câu. Tuy nhiên, đây là một số ví dụ về cách bạn có thể làm trong những tình huống đơn giản.

Saying “yes” to the person but “no” to the task generally involves a conversation, rather than just a one-sentence response. However, here are some examples of how you can do so in simple situations.

“Tôi xin lỗi, tôi không thể hoàn thành bài phân tích trong tuần này. Tôi có thể làm xong cho anh vào thứ Ba tuần tới sau khi hết tháng này?”

“I’m sorry, I can’t do that analysis this week. Can I do it for you next Tuesday after month end is complete?”

“Tôi xin lỗi, tôi không thể nhận phần phân tích này theo lịch được vì Alex muốn tôi ưu tiên công việc phát triển hơn. Nhưng tôi biết Jane đang tập trung nâng cao kỹ năng excel của cô ấy. Anh có muốn tôi chỉ cô ấy cách trích xuất dữ liệu để cô ấy làm giúp phần này không?”

“I’m sorry, I can’t take on doing this analysis on a regular basis because Alex wants me to prioritize development work. But I know Jane is working on developing her Excel skills. Would you like me to show her how to extract the data so she can take this on?”

“Phân tích thì tôi làm được nhưng tôi không biết anh thực sự muốn có thông tin kiểu gì từ bài phân tích này. Nếu là tỷ lệ chuyển đổi từ chiến dịch quảng cáo thì mấy con số từ báo cáo của phòng Marketing gửi có cái nào anh cần không?”

“I could do that analysis, but I wondered what information you actually want from it. If it’s the conversion rate from the advertising campaign, would one of the measures in the report that Marketing sends round give you what you need?”

Những điểm cốt lõi. Key Points

Tất cả chúng ta đều thương lượng, và ta làm điều đó mỗi ngày. Và thậm chì dù mức độ có sự khác biệt nhưng một nguyên tắc không đổi là: khi cả hai bên đều thắng thì kết quả thường sẽ khả quan hơn. Dù là ai đó nhờ bạn giúp đỡ hay bạn cần thống nhất các điều khoản của một hợp đồng hay một dự án thì bạn phải hợp tác để đạt được một giải pháp đôi bên cũng có lợi.

We all negotiate, and we do so regularly. And even though the extents of our negotiations vary, one principle remains the same: when both parties win, the outcome is often better. Whether someone asks you for a favor, or you need to agree on terms for a contract or project, you must collaborate to achieve a win-win solution.

Khi bạn hợp tác, bạn phải cân nhắc nhu cầu của tất cả mọi người. Vì vậy, ngay cả nếu bạn có phải nói “không” với một đề nghị nào đó thì bạn vẫn nên cân nhắc tìm cách nào đó để nhu cầu khác của đối phương được đáp ứng, và điều này sẽ giúp bạn nói “có” với ngưới ấy. Kết hợp và hợp tác là chìa khóa cho quá trình này. Vậy nên, lần tới khi phải thương lượng với ai đó, hãy tìm cách đáp ứng nhu cầu của tất cả mọi người, thay vì để đôi phương trắng tay hoặc để họ trong tình trạng “có cũng như không.”

When you collaborate, you consider everyone’s needs. Therefore, even if you have to say “no” to something, you’re still concerned about finding a way to get the other person’s needs met, and this allows you to say “yes” to the person. Integration and collaboration are keys to this process. So, the next time you have to negotiate, look for a way to meet everyone’s needs, rather than leave one side with little or nothing.

Nguồn: https://www.mindtools.com/pages/article/newCS_92.htm

Như Trang.